Service des assemblées, une relation permanente avec élus et services

Rattaché à la Direction Générale, le service des assemblées est en relation permanente avec l'ensemble des élus et des directions des services de la Ville de Dijon. Ses missions consistent à préparer et à suivre les réunions des principales instances consultatives et décisionnelles comprenant les commissions municipales, le conseil municipal proprement dit et les réunions de municipalité. La loi impose au conseil municipal de se réunir, sur convocation du maire, au moins une fois par trimestre. A Dijon, le rythme des séances de l’assemblée est de sept à huit réunions par an. Le Maire  en détermine l'ordre du jour et les préside. Le conseil municipal est une instance ouverte au public, les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés, en cas de partage, la voix du maire est prépondérante. Dans l'intervalle des sessions du conseil municipal, les commissions spécialisées se réunissent dans tous les domaines de l’activité municipale. Elles donnent un avis sur les très nombreux dossiers qui seront soumis au vote de l’assemblée. Ainsi à Dijon, neuf commissions préparent les délibérations qui, une fois votées, seront transmises au préfet dans le cadre du contrôle de légalité et publiées pour devenir exécutoires. Dans ce cadre, le service des assemblées élabore les calendriers, prépare les ordres du jour et les convocations, assiste les services dans la rédaction des projets de rapports. Il suit en outre les délégations de fonctions et de signature accordées par le Maire ainsi que le fonctionnement des commissions extramunicipales créées dans le domaine du handicap, des déplacements, du secteur sauvegardé et des sites d'intérêt architectural et urbain. Assistant également les travaux de la commission consultative des services publics locaux, il suit enfin les représentations de la Ville de Dijon dans les organismes extérieurs. Après une étude menée en 2009 et saisissant la possibilité des collectivités territoriales de transmettre par voie électronique leurs actes soumis au contrôle de légalité, la ville de Dijon s’inscrit depuis 2010 dans une chaîne de dématérialisation visant à accélérer les échanges administratifs et à réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi des actes.