Service courrier, pour la fluidité des échanges

Service courrier, pour la fluidité des échanges

Pour la ville de Dijon, la fonction courrier est au centre de la mission d’information et de communication aux administrés. Cet engagement découle aussi de la fluidité des échanges en interne pour laquelle le service déploie des missions quotidiennes en grand nombre. Rigueur et régularité caractérisent son action dans trois directions. Il assure en premier lieu la totalité du traitement du courrier «arrivée» ou du courrier postal correspondant aux plis adressés à la ville de Dijon et livrés par la poste. Le courrier en arrivée est trié puis étudié pour sa diffusion aux destinataires sur l’ensemble des pôles de la collectivité. Le traitement du courrier départ consiste à réaliser les affranchissements des envois qui seront acheminés par les services postaux. Le traitement du courrier interne permet quant à lui la transmission de tous documents issus des services municipaux et de certains organismes. Le service courrier réalise en outre de nombreuses mises sous pli de documents divers à la demande de tous les services. Il réalise enfin de multiples tâches administratives comme l’enregistrement et le suivi informatisé des plis sans oublier la tenue de statistiques d’activités régulièrement consultées. Il s’appuie sur une équipe de collaborateurs intervenant principalement dans deux fonctions. D’abord à l’accueil des huissiers ou des secrétaires propres à chaque service municipal et venus déposer et/ou retirer leur courrier au service central situé cour de Flore. L’autre mission consiste à desservir l’ensemble des services ou organismes situés en dehors du centre-ville par une équipe d’huissiers/courrier dans le cadre d’une tournée quotidienne. Un volume très important de documents transite par ce biais : parapheurs, pochettes, documentations, blisters, lettres, documents glissés dans les enveloppes interservices, cartouches d’imprimantes recyclées, etc. Afin de garantir la sécurité des plis, le service courrier met à disposition de chaque service ou organisme une boîte aux lettres fermée à clé, aucun autre accès n’étant possible en raison de la présence d’un agent à l’accueil chargé de la distribution des documents. Depuis 2010, des statistiques très précises sont établies. Les agents du service courrier comptabilisent sur une semaine tous les deux mois environ l’intégralité des documents manipulés. En vue d’optimiser ses moyens et son action, le service courrier procède régulièrement à des études sur les mécanismes d’affranchissement en fonction de l’importance des plis à transmettre et des offres tarifaires de ses prestataires.